1. Kontrolle über den Einstellungsprozess

Anfragen werden häufig vom Manager innerhalb eines Unternehmens gestellt und die Lieferanten schicken ihre Kandidaten auf direktem Wege zu diesem Manager. Der Einstellungsvorgang wird nicht in diesen Prozess integriert und die eingestellten Kandidaten sind im System nicht bekannt. Zudem fehlen Nummern von Auftragsbestätigungen, werden Preisabsprachen nicht eingehalten und Abrechnungen sind letztendlich selten korrekt. Vermutlich ein wenig undifferenziert, jedoch ist der Einstellungsprozess innerhalb einer Organisation häufig vergleichbar mit einer Black Box.

Durch die Unterstützung aller Nutzer über ein VMS verlaufen alle Schritte innerhalb des Einstellungsprozesses über einen transparenten Weg und alle Involvierten sind über den Status einer Anfrage informiert. Auf diese Weise gibt es am Ende keine Überraschungen und der Prozess wird aus einer einzigen Lösung heraus kontrolliert. Der Lieferant nutzt ebenfalls dieselben VMS-Funktionalitäten und ist deswegen eine integrale Komponente des Einstellungsprozesses.

2. Die Optimierung administrativer Prozesse

Curriculum Vitae, Kopie des Personalausweises, die Anmeldung beim Finanzamt und ein Führungszeugnis- sind nur ein kleine Auswahl der möglicherweise erforderlichen Dokumente eines Kandidaten. Sie sind überall innerhalb eines Unternehmens zu finden – in Mailboxen, auf Servern und sogar als Hardcopy, während es im Hinblick auf Compliance und Privatsphäre jedoch erstrebenswert wäre, diese Dokumente zentral zu speichern.

Aus dem VMS kann ein Satz Pflicht-Dokumente bei einer Bewerbung oder Einstellung abgefragt werden. Auf diese Weise stehen, die für einen Freiberufler relevanten Unterlagen, zum entsprechenden Zeitpunkt innerhalb des Prozesses real zur Verfügung. Die Dokumente sind zentral beim Kandidaten oder dem Auftrag gespeichert und deren Gültigkeit wird zugleich über das Vendor Management System kontrolliert. Durch intelligente Nutzung der digitalen Software für Unterschriften, wird die Signatur der wichtigsten Dokumente innerhalb eines VMS gewährleistet.

3. Gewährleistung von Vertragsabsprachen

Wenn ein Unternehmen eine große Anzahl externer Mitarbeiter einstellt, sind unterschiedliche Preisabsprachen unabdingbar. Die Absprachen werden während des Anwerbeprozess von Hand kontrolliert oder überhaupt nicht. Die Konsequenz: Die Abrechnungen der Lieferanten sind häufiger falsch als richtig – dies zur großen Frustration der Finanzabteilungen.

Mit einem Vendor Management System werden Preisabsprachen innerhalb der Lösung gewährleistet und automatisch bei der Erstellung von Verträgen verwendet. Die Pflege der Preisabsprachen findet zentral statt, wobei auf unkomplizierte Weise Variablen pro Lieferant hinzugefügt werden können. Der Einkauf hat dadurch selbst die Regie über getroffene Absprachen und die Fehlerspanne bei Rechnungen wird auf ein Minimum beschränkt.

4. Einblick in die Performance des Lieferanten

Welche Performance erbringen meine Lieferanten? Auf den ersten Blick eine leichte Frage, die in der Praxis häufig ein Stück komplexer scheint. Unternehmen probieren kontinuierlich die Anzahl der Lieferanten zu reduzieren, ohne dabei die Qualität der Kandidaten zu beeinträchtigen. Einkäufer benötigen allerdings eine solide Untermauerung für die Verhandlungen mit Lieferanten. Also kein Bauchgefühl, so wie es zurzeit häufig der Fall ist. Ein Vendor Management System verwendet deutliche Rapporte zur Demonstration einer möglichen Abweichung von Preisabsprachen seitens des Lieferanten. Mittels Angebotsberechnungen und Laufzeiten behält der Einkauf außerdem die quantitativen Absprachen, die getroffen wurden, unter Kontrolle. Diese Daten vereinfachen die Arbeit eines Einkäufers wesentlich, wenn er sich im Verhandlungsgespräch mit einem Lieferanten befindet.

5. Integration mit der ICT-Umgebung 

Es ist relativ kompliziert, den Einstellungsprozess an bestehende ERP-Systeme koppeln zu lassen. Der Einkauf hat seine Prozesse meist straff in diesen Systemen eingerichtet und die IT-Organisation hat zudem diesbezüglich eine skeptische Haltung. Deswegen bleiben der Einstellungs- und der Einkaufsprozess häufig zwei separate Angelegenheiten.

Mit einem Vendor Management System muss Integration mit ERP (zum Beispiel SAP) absolut nicht komplex sein, weil das VMS eine Komponente der ICT-Umgebung wird. Stammdaten werden aus dem System in Real Time mit dem VMS zwecks korrekter Eingabe von Anfragen ausgetauscht. Nach Annahme eines Kandidaten werden Daten übermittelt – denken Sie dabei beispielsweise an eine Einkaufs-Auftragsnummer oder Personalnummer.

Der große Vorteil ist, dass beide Systeme End to End dieselben Daten enthalten und deswegen keine Rede von zwei Versionen der Wahrheit sein kann.