Een VMS beheert het gehele inhuurproces met één totaaloplossing. Van de initiële aanvraag door de manager tot en met het goedkeuren van een opdrachtbevestiging door de leverancier. De voordelen op een rij:

1. Controle over het inhuurproces
Aanvragen worden vaak door de manager per mail doorgezet binnen de organisatie en leveranciers sturen kandidaten rechtstreeks naar deze manager. De inhuurdesk wordt niet meegenomen in dit proces en aangenomen kandidaten zijn niet bekend in het systeem. Daarnaast ontbreken inkoopordernummers, worden prijsafspraken niet nageleefd en is de facturatie uiteindelijk zelden correct. Wellicht ietwat ongenuanceerd, maar vaak is het inhuurproces binnen een organisatie een black box.
Door alle gebruikers te ondersteunen via een VMS verlopen alle stappen binnen het inhuurproces via een transparante route en weten alle betrokkenen wat de status is van een aanvraag. Op deze manier komen er geen verrassingen aan het eind van de rit en wordt het proces vanuit één oplossing gemonitord. Ook de leverancier maakt gebruik van dezelfde VMS-functionaliteiten en is dus integraal onderdeel van het inhuurproces.

2. Optimalisatie administratieve processen
Curriculum vitae, kopie identiteitsbewijs en een verklaring omtrent gedrag – slechts een kleine greep uit de mogelijk vereiste documenten per kandidaat. Ze zwerven overal en nergens rond binnen de organisatie – in mailboxen, op servers en zelfs als hardcopy. Terwijl het vanuit compliance en privacy wenselijk is dat deze documenten centraal worden opgeslagen. Vanuit het VMS kan een set verplichte documenten uitgevraagd worden bij een sollicitatie of aanname. Op deze manier zijn van een ZZP’er ook daadwerkelijk de fiscale en KvK-documenten beschikbaar op het juiste moment binnen het proces. Documenten staan centraal opgeslagen bij de opdracht of kandidaat en geldigheid van de documenten wordt via het Vendor Management Systeem tevens gecontroleerd. Door slim gebruik te maken van digitale handtekeningsoftware wordt ondertekening van de belangrijkste documenten binnen een VMS geborgd.

3. Borging van contractafspraken
Wanneer een organisatie een groot aantal externe medewerkers inhuurt zijn uiteenlopende prijsafspraken vrijwel onoverkomelijk. De afspraken worden handmatig gecontroleerd, of helemaal niet, tijdens het wervingsproces. Gevolg: de facturatie door leveranciers klopt vaker niet dan wel – dit tot grote frustratie van de financiële afdeling.Met een Vendor Management Systeem worden prijsafspraken gewaarborgd binnen de oplossing en automatisch toegepast bij het opmaken van contracten. Het onderhouden van de prijsafspraken gebeurt centraal waarbij eenvoudig variabelen kunnen worden toegevoegd per leverancier. Inkoop heeft hierdoor zelf de regie over de gemaakte afspraken en de foutmarge op facturen wordt tot een minimum beperkt.

4. Inzicht in performance leverancier
Hoe presteren mijn leveranciers? Op het eerste oog een eenvoudige vraag die in de praktijk vaak een stuk complexer blijkt. Organisaties zijn continue op zoek naar vermindering van het aantal leveranciers zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de kandidaten. Inkopers hebben echter goede onderbouwing nodig om met leveranciers in onderhandeling te gaan. Dus geen onderbuikgevoel zoals nu vaak het geval is. Een Vendor Management Systeem maakt gebruik van heldere rapportages om inzichtelijk te maken of leveranciers afwijken van gemaakte prijsafspraken. Middels aanbiedratio’s en doorlooptijden heeft inkoop bovendien grip op de kwantitatieve afspraken die zijn gemaakt. Deze data vergemakkelijken het werk van een inkoper aanzienlijk als ze bijvoorbeeld aan tafel zit met leveranciers.

5. Integratie met het ICT-landschap
Het is vrij ingewikkeld om het inhuurproces op bestaande ERP-systemen te laten aansluiten. Inkoop heeft haar processen meestal strak ingericht op deze systemen en de IT-organisatie staat hier dan ook sceptisch tegenover. Hierdoor blijven het inhuurproces en het inkoopproces vaak twee aparte werelden. Met een Vendor Management Systeem hoeft integratie met ERP (bijvoorbeeld SAP) totaal niet complex te zijn omdat een VMS een onderdeel wordt van het ICT-landschap. Stamdata worden vanuit het systeem realtime uitgewisseld met de VMS voor correcte invoer van aanvragen. Na aanname van de kandidaat zal data uitgewisseld worden – denk hierbij aan bijvoorbeeld een inkooporder nummer of een personeelsnummer.
Het grote voordeel is dat beide systemen end-to-end dezelfde data bevatten en er dus geen sprake is van twee versies van de waarheid.