1. Contrôle du processus d’embauche
En général, le manager transfère les demandes par e-mail au sein de l’organisation. Les fournisseurs présentent ensuite directement leurs candidats à ce manager. Dans ce procédé, le bureau d’embauche est contourné et les candidats embauchés sont inconnus pour le système. Par ailleurs, les numéros de commande sont absents, les accords de prix ne sont pas respectés et la facturation n’est que très rarement correcte. Le processus d’embauche au sein d’une organisation est souvent une véritable « boite noire ».
En assistant tous les utilisateurs par le biais d’un système de gestion des fournisseurs (VMS), toutes les étapes du processus d’embauche sont effectuées de manière transparente et toutes les parties impliquées sont à la hauteur du statut de la demande placée. Les surprises éventuelles à la fin du trajet sont ainsi éliminées et le processus total est géré à partir d’un système unique. Le fournisseur utilise lui aussi les mêmes fonctionnalités VMS et fait donc partie intégrante du processus d’embauche.

2. Optimalisation des processus administratifs
Curriculum vitae, copie de carte d’identité, déclaration d’embauche, attestation de bon comportement – voici seulement quelques exemples des documents qui peuvent être exigés pour chaque candidat. Ces documents trainent souvent un peu partout au sein d’une entreprise, dans les boites de messagerie e-mail, sur les serveurs ou même sur papier. Il est cependant préférable de conserver ces documents de manière centrale et confidentielle.
Avec un système de gestion des fournisseurs (VMS), un ensemble de documents obligatoires sera disponible immédiatement en cas de postulation ou d’embauche. Ainsi, la déclaration d’embauche et les documents de la CdC d’un travailleur indépendant seront disponibles au moment opportun pendant le processus.
Les données sont sauvegardées de manière centrale dans le dossier de la mission ou du candidat, et la validité des documents sera contrôlée également par le système. En utilisant intelligemment un logiciel à signature numérique, le système fera en sorte que les documents importants soient tous signés.

3. Sécurisation des accords contractuels
Lorsqu’une organisation travaille avec un grand nombre d’employés externes, une grande diversité dans les accords de prix sera presque inévitable. En général, les accords sont vérifiés manuellement – ou même pas du tout – pendant le recrutement. Conséquence : une facturation plus souvent incorrecte que correcte, frustrant considérablement le département des finances.
Avec le système de gestion des fournisseurs (VMS), les accords de prix sont enregistrés dans le système et seront appliqués automatiquement lors de la mise en page des contrats. La mise à jour des accords de prix s’effectue de manière centralisée et des variables pourront facilement être ajoutées pour chaque fournisseur. Le département des achats se chargera ainsi de la gestion des accords conclus et la marge d’erreur sur les factures sera ainsi réduite à un minimum.

4. Un aperçu de la performance des fournisseurs
Quelles sont les performances de mes fournisseurs? Une question simple à première vue qui s’avère pourtant assez complexe dans la pratique. Les sociétés cherchent constamment à réduire le nombre de leurs fournisseurs sans pour autant compromettre la qualité des candidats. Le département des achats nécessite cependant de bons arguments lors des négociations avec un fournisseur et les simples pressentiments sont insuffisants.
Le système de gestion des fournisseurs (VMS) utilise des rapports clairs permettant de voir si un fournisseur s’écarte des accords de prix conclus. Grâce aux taux de proposition et aux durées de cycle, le département des achats est en mesure de contrôler les accords quantitatifs conclus. Ces données facilitent considérablement le travail du département des achats, surtout par exemple lors des entretiens avec les fournisseurs.

5. Intégration dans l’environnement TIC

L’intégration du processus d’embauche aux systèmes PGI existants est assez difficile. Le département des achats a souvent déjà adapté ses procédés à ces systèmes de manière optimale. Les responsables de l’aménagement TI seront donc assez sceptiques à ce sujet et par conséquent, le processus d’embauche et le processus d’achat restent souvent séparés.
Avec un système de gestion des fournisseurs (VMS), l’intégration au système PGI (SAP par exemple) est très simple car un VMS devient une partie intégrante de l’environnement TIC. A partir du système, les données de base sont échangées en temps réel avec le VMS pour une entrée correcte des demandes. Après avoir embauché un candidat, les données seront échangées directement – par exemple un numéro de commande ou un numéro de personnel.
Le principal avantage obtenu ainsi se traduit par deux systèmes contenant bout-à-bout les mêmes données. Il ne sera donc jamais question de deux versions différentes de la réalité.